Mobile Field Service | Διαχείριση τεχνικής υποστήριξης στο πεδίο

H περίπτωση της Θεοδώρου Αυτοματισμοί

Βίντεο
Τι είπαν τα στελέχη της Θεοδώρου
Πληροφορίες

Θεοδώρου Αυτοματισμοί ΑΒΕΤΕ

Εμπορία και τεχνική υποστήριξη βιομηχανικού εξοπλισμού
> 15.000 εγκαταστάσεις (μηχανήματα και συστήματα)
> 4.000 πελάτες
7 σταθμοί τεχνικής υποστήριξης σε όλη την Ελλάδα
30 τεχνικοί πεδίου

Η ανάγκη

Μηχανογράφηση χειρόγραφων διαδικασιών τεχνικού τμήματος
Επιτάχυνση του κύκλου από την ανάθεση της εργασίας στην τιμολόγηση
Μείωση των λαθών κατά την καταχώριση των στοιχείων των επισκέψεων
Μείωση κόστους διοικητικής υποστήριξης των τεχνικών
Πλήρης και άμεση πληροφόρηση των τεχνικών σχετικά με το ιστορικό των μηχανών και των πελατών

Η λύση

Η REGATE υλοποίησε την ολοκληρωμένη λύση λογισμικού και εξοπλισμού Mobile Field Service για τη διαχείριση της τεχνικής υποστήριξης στο πεδίο. Οι λειτουργίες του συστήματος συνοψίζονται στα εξής:

Έλεγχος αιτημάτων πελατών στην έδρα της εταιρείας (προληπτικές συντηρήσεις, έκτακτες επισκευές)
Ανάθεση των εργασιών στην ομάδα τεχνικών και χρονοπρογραμματισμός
Έκδοση Δελτίου Τεχνικής Εξυπηρέτησης (ΔΤΕ) με προσυμπληρωμένα τα στοιχεία πελάτη
Ενημέρωση τεχνικών στο πεδίο μέσω PDA για πρόγραμμα εργασιών, ιστορικό μηχανήματος, καρτέλα πελάτη, κ.ά.
Διαχείριση αποθήκης οχήματος
Δήλωση ανταλλακτικών μέσω barcode scanning
Αποστολή στοιχείων προς βάση, π.χ. νέες ευκαιρίες πώλησης
Εκτύπωση ΔΤΕ μέσω φορητού εκτυπωτή
Αυτόματη ενημέρωση του ERP με όλα τα στοιχεία από τις τρέχουσες εργασίες
Εξαγωγή στατιστικών, π.χ. αριθμός εργασιών ανά τεχνικό, τζίρος ανά τεχνικό, επαναληψιμότητα επισκέψεων ανά τεχνικό, μ.ο. χρόνου απόκρισης ανά τεχνικό, μ.ο. παραμονής στο πεδίο, κ.ά.

Τα οφέλη

Μειώθηκαν οι χειρόγραφες καταγραφές, άρα και τα λάθη και το κόστος που σχετίζεται με την διοικητική υποστήριξη του τεχνικού τμήματος.
Βελτιώθηκε ο χρονοπογραμματισμός των εργασιών της ομάδας των τεχνικών.
Οι τεχνικοί επιστρέφουν πλέον λιγότερο στην έδρα της εταιρείας.
Με τον ίδιο αριθμό τεχνικών, η εταιρεία πραγματοποιεί περισσότερες επισκέψεις τη μέρα.
Οι τεχνικοί έχουν πλέον άμεση πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες (εικόνα πελάτη, ιστορικό ενεργειών, κ.ά.)
Διευκολύνθηκε η παρακολούθηση της απόδοσης του κάθε τεχνικού από τον τεχνικό διευθυντή.
Η online πληροφόρηση βοηθά τους προϊσταμένους των τεχνικών να αποκρίνονται άμεσα σε τυχόν προβλήματα – η επιθεώρηση δεν γίνεται πλέον απολογιστικά αλλά σε επίπεδο ημέρας.
Αυξήθηκε ο ρυθμός των τιμολογήσεων, άρα ενισχύθηκε η ρευστότητα της εταιρείας.
Η άμεση πληροφόρηση από τον χώρο του πελάτη βοήθησε στην αύξηση των πωλήσεων μέσω του up-selling.
Βελτιώθηκε η ικανοποίηση των πελατών, λόγω της καλύτερης οργάνωσης του τεχνικού τμήματος.

Γιώργος Αιγινίτης
Προϊστάμενος Τμήματος Service

«Πριν από την εισαγωγή της mobile εφαρμογής, η διαδικασία μας ήταν χειρόγραφη. Ο τεχνικός βλέπει στο PDA όλο το ιστορικό της εγκατάστασης και έτσι πάει πιο διαβασμένος στον πελάτη».

Γρηγόρης Τοπάλογλου
Διευθυντής Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Διοικητικών Υπηρεσιών

«Έχουν μειωθεί τα λάθη και το κόστος διοικητικής υποστήριξης. Ο χρονοπογραμματισμός των επισκέψεων γίνεται με βέλτιστο τρόπο. Με τον ίδιο αριθμό τεχνικών, κάνουμε περισσότερες επισκέψεις την ημέρα. Ανά πάσα στιγμή, ο τεχνικός διευθυντής ξέρει που είναι ο κάθε τεχνικός και τι εργασία εκτελεί.».

Ελληάννα Νικογιάννη
Financial Analyst

«Έχουμε παρατηρήσει μεγάλη αύξηση του ρυθμού που γίνονται οι τιμολογήσεις σε ανταλλακτικά και εργασίες. Αυτό είναι πολύ σημαντικό για τη ρευστότητα της εταιρείας»

Φίλιππος Σφυρής
Marketing Manager

«Το βασικό όφελος είναι η ικανοποίηση του πελάτη. Γιατί όταν ο τεχνικός έχει στα χέρια του όλη την πληροφορία που χρειάζεται, όταν και όπου τη χρειάζεται, κάνει πιο σωστά τη δουλειά του, χωρίς λάθη και καθυστερήσεις. Άρα προσφέρει πιο ποιοτική εξυπηρέτηση».

Τι προκλήσεις αντιμετωπίζει το δικό σας Τμήμα Service;

Μάθετε πως μπορείτε να επωφεληθείτε από τη φορητή τεχνολογία (mobility)

Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να οργανώσετε καλύτερα την ομάδα των τεχνικών σας βελτιώνοντας την εξυπηρέτηση των πελατών. Για να συζητήσουμε τις δικές σας ανάγκες, παρακαλούμε καλέστε μας στο τηλέφωνο 215-55.17.050 ή συμπληρώστε την παρακάτω φόρμα:

Φόρμα Επικοινωνίας

Οι προκλήσεις που αντιμετωπίζει το Τμήμα Service της εταιρείας μας είναι:	Πολλές εργατοώρες για χειρόγραφες καταχωρίσεις Υψηλό κόστος διοικητικής υποστήριξης Δυσκολία παρακολούθησης της απόδοσης των τεχνικών Μη ορατότητα των τεχνικών στο ιστορικό των εργασιών Άλλο
	Invalid Input
Εταιρεία:	Λάθος εισαγωγή
Ονοματεπώνυμο: (*)	Παρακαλώ εισάγετε το Ονοματεπώνυμό σας
Τηλέφωνο: (*)	Παρακαλώ εισάγετε το τηλέφωνό σας.
Email: (*)	Παρακαλώ εισάγετε το email σας.

Field Service Management

Η Regate A.E. παρουσιάζει το Regate Effective, το νέο εργαλείο που επιτρέπει σε επιχειρήσεις να εξοπλίζουν τους τεχνικούς τους με όλη την απαραίτητη πληροφορία για την παροχή υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης στο χώρο του πελάτη (service-on-site).

Πρόκειται για ένα απόλυτα ευέλικτο εργαλείο, που προσαρμόζεται εύκολα και γρήγορα ώστε να υιοθετήσει τις ιδιαιτερότητες του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας σας και επεκτείνεται για να καλύψει μελλοντικές νέες λειτουργικές και πληροφοριακές σας ανάγκες.

Ο κάθε τεχνικός εξοπλίζεται με μια φορητή συσκευή (και προαιρετικά έναν φορητό εκτυπωτή), ώστε να έχει την ολοκληρωμένη εικόνα του πελάτη, τα συμβόλαια συντήρησης, τον εξοπλισμό υπό εγγύηση, το ιστορικό επισκευών κ.ο.κ. Έχει τη δυνατότητα εκτύπωσης του Δελτίου Τεχνικής Υποστήριξης, παραστατικών για την τοποθέτηση ανταλλακτικών (δελτίο αποστολής), τιμολόγηση των υπηρεσιών ή την παραλαβή hardware προς επιστροφή (δελτίο ποσοτικής παραλαβή). Το Regate Effective επιτρέπει την καταγραφή του χρόνου στον πελάτη (ώρα έναρξης και λήξης), ενώ μέσω Internet μπορεί να έχει πρόσβαση στα τεχνικά εγχειρίδια και σε Knowledge base. Μέσα από το Regate Effective επιτρέπεται η πλήρης διαχείριση της αποθήκης του κάθε οχήματος των τεχνικών, με τα ανάλογα Συγκεντρωτικά Δελτία Αποστολής, ενώ μπορεί να γίνει και παρακολούθηση του στόλου των τεχνικών, με τη χρήση GPS.

Λογισμικό Υποστήριξης Εργασιών Πεδίου - Mobile Service

Με την ολοκληρωμένη λύση Regate Effective, οι τεχνικοί σας εξοπλίζονται με μια φορητή συσκευή και προαιρετικά έναν φορητό εκτυπωτή, ώστε να διαχειρίζονται αποτελεσματικά όλες τις εργασίες τεχνικής υποστήριξης στο χώρο του πελάτη:

Προβολή ολοκληρωμένης εικόνας του πελάτη (συμβόλαια συντήρησης, εξοπλισμός υπό εγγύηση, ιστορικό επισκέψεων, κ.ά.)
Εκτύπωση δελτίου τεχνικής υποστήριξης και άλλων παραστατικών (δελτίο αποστολής για ανταλλακτικά, δελτίο ποσοτικής παραλαβής για εξοπλισμό)
Καταγραφή του χρόνου απασχόλησης στον πελάτη
Πρόσβαση στα τεχνικά εγχειρίδια μέσω Internet εν κινήσει
Διαχείριση της αποθήκης του κάθε οχήματος των τεχνικών (συγκεντρωτικά δελτία αποστολής)
Παρακολούθηση του στόλου των τεχνικών, με τη χρήση GPS

Γενικότερα, τα κυριότερα χαρακτηριστικά του Regate Effective συνοψίζονται ως εξής:

Διασύνδεση με οποιοδήποτε πληροφοριακό σύστημα (ERP, CRM, κ.τ.λ.).
Εύκολη και γρήγορη παραμετροποίηση για την ενσωμάτωση των ιδιαιτεροτήτων της εταιρείας σας.
Προσβάσιμο off-Line μέσω ειδικής (client) εφαρμογής που εγκαθίσταται στις φορητές συσκευές των τεχνικών σας.
Έχει φιλικό και λειτουργικό user interface.
Προσφέρει τη δυνατότητα πλήρους διαχείρισης της εφαρμογής μέσω του Regate Effective Administration Toolkit.

Φορητη Τιμολόγηση – Τιμολογηση επι αυτοκινητου

EX-VAN: Ολοκληρωμένη λύση φορητής τιμολόγησης με χρήση φορητών τερματικών και εκτυπωτών, με σκοπό τη διευκόλυνση όλων των διαδικασιών exvan που μπορεί να έχει μια εμπορική ή βιομηχανική εταιρεία. Επιπρόσθετα, με τη λύση EXVAN και Asset Tracking της Regate, είναι εύκολο να παρακολουθήσετε τα πάγια σας που βρίσκονται έξω από τον χώρο της εταιρείας σας και να συνδυάσετε τις πληροφορίες με όλες τις ομάδες πωλήσεων, merchandisers και τεχνικών. Έτσι με μια ολοκληρωμένη λύση, η επιχείρησή σας έχει τη δυνατότητα να γνωρίζει που βρίσκονται τα πάγια, πώς χρησιμοποιούνται, ενώ μπορεί να μεταφέρει μηνύματα προς την ομάδα πωλήσεων, ή προς την ομάδα τεχνικών.

Asset Tracking – Mobile Asset Management

Η λύση Asset Tracking της Regate απευθύνεται σε επιχειρήσεις που συντηρούν πάγια εκτός του φυσικού χώρου της επιχείρησης, όπως για παράδειγμα ψυγεία σε περίπτερα (π.χ. αναψυκτικό, παγωτό, κλπ) , εξοπλισμός σε εστιατόρια, μηχανές σε παραγωνικές μονάδες, αυτόματοι πωλητές, κ.ο.κ.

Με τη λύση Asset Tracking της Regate, είναι εύκολο να παρακολουθήσετε τα πάγια σας που βρίσκονται έξω από τον χώρο της εταιρείας σας και να συνδυάσετε τις πληροφορίες με όλες τις ομάδες πωλήσεων, merchandisers και τεχνικών. Έτσι με μια ολοκληρωμένη λύση, η επιχείρησή σας έχει τη δυνατότητα να γνωρίζει που βρίσκονται τα πάγια, πώς χρησιμοποιούνται, ενώ μπορεί να μεταφέρει μηνύματα προς την ομάδα πωλήσεων, ή προς την ομάδα τεχνικών.

Η ολοκληρωμένη λύση διασυνδέεται τόσο με τα υπόλοιπα συστήματά μας, έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιείται είτε από Merchandisers, είτε από τεχνικούς είτε από πωλητές ή επιθεωρητές πωλήσεων. Σε συνδυασμό με φωτογράφιση του παγίου και στίγμα GPS, η εταιρεία σας πλέον έχει μια ολοκληρωμένη εικόνα των παγίων σας στην αγορά, σε συνδυασμό με το σημείο που βρίσκονται.